Vous êtes un chef d’entreprise et vous souhaitez organiser une réunion professionnelle à Bordeaux ? Divers aspects sont à prendre en compte pour s’assurer du succès de cet évènement. Cet article vous donne quelques conseils pour vous orienter et vous aider à réussir votre projet.
Déterminer les attentes de la réunion
C’est en fonction d’objectifs prédéfinis que vous serez en mesure d’apprécier si oui ou non votre réunion a été un succès. C’est pourquoi il est recommandé avant toute action de déterminer le but de votre réunion et les grandes attentes à retenir après son déroulement. À partir de là, vous saurez quel budget mobiliser pour la réussite de votre réunion.
Pour ce qui concerne les objectifs à proprement parler, ils doivent remplir certaines conditions si vous visez l’efficacité lors de votre réunion. Ainsi, ils doivent être :
- Clairs ;
- Précis ;
- Raisonnables ;
- Mesurables.
Préparez également les documents nécessaires dont vous et vos collaborateurs aurez besoin pour le bon déroulement de la réunion et l’atteinte de vos objectifs.
Définir la date et le lieu
Pour mieux vous situer et poser un pas énorme dans l’organisation de votre réunion, il faut définir la date et le lieu. Pour une simple réunion entre vos employés, vous pouvez choisir les locaux de votre entreprise que vous aménagerez à cet effet.
Cependant, si l’effectif des participants ne peut être contenu dans vos locaux, le mieux est de louer un espace dédié. Si vous devez recevoir des invités venant des autres villes de la France ou même de l’extérieur, le lieu doit avoir une position stratégique pour faciliter leurs déplacements.
Réserver le cadre
Une réunion professionnelle doit se tenir dans un cadre approprié et aménagé pour la circonstance. Pour projeter une bonne image de votre entreprise, il est nécessaire de choisir un espace accessible à tous, ayant un matériel et un équipement adéquats pour le confort de vos invités.
Pour cela, vous pouvez choisir un hôtel pouvant accueillir tous vos invités. Il faut alors contacter l’hôtel à l’avance pour réserver le cadre pour le jour fixé et faire les formalités nécessaires afin que la réunion puisse tenir.
La réservation du bon cadre vous épargnera des frais supplémentaires de sonorisation et de restauration, car ils seront comptabilisés d’avance avec toutes les réductions à votre avantage. A ce propos, vous trouverez sur www.la-bonne-auberge-lugos.com un cadre idéal pour accueillir vos réunions professionnelles à Bordeaux.
Inviter les participants
Après la réservation du cadre où se tiendra la réunion, vous avez alors l’obligation de convier à temps les différents participants. Vous pourriez par exemple leur laisser un courriel dans leur boite électronique ou les appeler directement par téléphone pour le faire.
Le mieux est de le faire 15 jours avant la tenue de la réunion pour donner le temps aux participants de se préparer pour l’occasion. Il est aussi conseillé de leur faire un rappel un ou deux jours avant pour obtenir leur confirmation.
Le jour J, vous n’avez plus à stresser, car la plus grande partie du travail aurait déjà été abattue. Vous n’avez qu’à prendre de l’avance sur vos invités pour les dernières vérifications avant que votre réunion ne commence.
