Vous ne voulez pas que votre activité soit considérée comme illégale et subisse le poids de la loi ? Eh bien ! Il va falloir que vous procédiez obligatoirement à l’obtention d’un extrait Kbis. C’est le seul document qui vous permet de justifier votre immatriculation au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) dont l’absence témoigne d’un délit d’une activité dissimulée. Focus sur ce document  !

Un extrait Kbis : qu’est-ce que c’est ?

Le Kbis d’une entreprise commerciale fait office d’une véritable carte d’identité. Il constitue l’unique document officiel et légal qui certifie de l’existence juridique d’une société commerciale. Il s’agit d’un extrait du registre de commerce dont la délivrance est assurée par le greffe du tribunal de commerce. Sa comparaison avec une carte d’identité relève des différents détails qu’il fournit sur la société à savoir :
  • sa date de constitution ;
  • sa greffe d’immatriculation ;
  • son numéro d’identification SIREN ;
  • son code NAF et son activité détaillée ;
  • sa durée d’existence ;
  • le nom de domaine du ou des sites web de la société ;
  • sa raison sociale ;
  • sa forme juridique ;
  • sa devise et le montant du capital social ;
  • l’adresse du siège ;
  • son sigle ;
  • son enseigne.
En outre, l’extrait de Kbis renseigne des informations liées à l’administration de la société telles que :
  • l’identité des responsables de l’entreprise (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, fonction…) ;
  • l’identité des administrateurs et des commissaires aux comptes ;
  • les arrêtés ayant rapport aux procédures collectives et ceux ayant été fixés par le Tribunal de Commerce (sauvegarde, redressements et liquidations judiciaires).

Quelle est l’importance d’un extrait Kbis pour une société ?

Nombreux sont les procédures ou actes juridiques ou même civils qui nécessitent un extrait Kbis. Ce document constitue l’une des pièces exigées si vous voulez postuler à un appel d’offres public. Il sert également à ouvrir un compte bancaire professionnel et à procéder à d’autres opérations connexes ; il s’utilise pour acheter des équipements professionnels auprès des distributeurs. On peut aussi en faire usage pour le règlement d’un contentieux et même lors d’un procès au tribunal. En tant qu’entrepreneur, il peut être également un justificatif auprès de Pôle Emploi si vous envisagez de solliciter de l’aide pour créer une société.

Les différentes solutions pour obtenir rapidement votre extrait Kbis

En général, il faut entre 3 et 7 jours ouvrables pour avoir un extrait Kbis. Ce délai s’impose habituellement si vous voulez enregistrer votre société commerciale. Comme nous l’avions notifié à l’entame de l’article, toute société commerciale doit avoir son immatriculation délivrée par le registre du commerce et des sociétés. Une fois que cet enregistrement est validé, le responsable de la société peut obtenir un extrait de Kbis en se rendant au greffe du tribunal de commerce auquel est affiliée son entreprise afin d’attester son immatriculation. Toutefois, il existe des moyens pour réduire considérablement ce délai si vous êtes dans un besoin pressant : vous avez la possibilité d’effectuer la demande d’un numéro de Kbis provisoire ; vous pouvez anticiper les vacances et jours fériés ou encore responsabiliser un formaliste pour l’exécution de cette tâche.

La demande d’un Kbis provisoire

Si vous avez besoin urgemment d’un Kbis pour gérer une situation, par exemple pour effectuer une opération sur votre compte en banque, sachez qu’on peut vous délivrer un Kbis provisoire. Ce dernier pourra vous permettre d’avoir accès au compte de l’entreprise. Pour ce faire, deux conditions doivent être respectées avant d’en bénéficier :
  • l’entreprise doit disposer d’un numéro Siren valide ;
  • l’entreprise doit avoir réglé les derniers détails liés à son immatriculation.

Si ces deux conditions sont remplies, vous obtiendrez en 48 h le Kbis provisoire de votre structure après avoir déposé le dossier d’immatriculation au greffe du tribunal de commerce compétent. Il faut notifier que tous les greffes ne disposent pas de ce service. Une vérification en amont vous permettra d’en avoir le cœur net.

Solliciter les services d’un formaliste

Chaque jour, le greffe du tribunal de commerce est excédé par les demandes d’immatriculation de Kbis. Et ce n’est pas la seule tâche à laquelle elle s’occupe. Elle doit aussi gérer d’autres demandes d’enregistrement. Dans ces conditions, il faudra vous assurer que toutes vos pièces sont au complet et bien disposées pour bénéficier d’un acquittement rapide. Ainsi, vous avez besoin d’un expert en paperasserie administrative. Et qui trouver de mieux pour gérer votre dossier si ce n’est un formaliste ?

L’anticipation des jours fériés

Comme tout travailleur, le greffier prend aussi des vacances et jouit des jours fériés. Dans ces périodes, la greffe connait un ralentissement dans le traitement des dossiers relatifs à l’extrait de Kbis. C’est pourquoi il est recommandé d’anticiper ces jours en déposant votre dossier au moins 15 jours ouvrables avant que ne viennent ces périodes. Il s’agit de Noël, Pâques, 14 juillet, 15 août, etc.

Obtention de l’extrait Kbis en ligne

Conformément aux textes juridiques, l’extrait Kbis dispose d’un délai de validité de trois mois. Pourquoi ? Parce que les réalités d’une société sont susceptibles d’être modifiées en un trimestre. S’il est reconnu qu’il faut s’adresser au tribunal de commerce, vous devez savoir que cela n’est pas valable pour toutes les sociétés. Celles qui sont localisées en Alsace et en Moselle devront se rendre plutôt à la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance. Mais, étant à l’ère de l’internet, vous pouvez vous éviter toutes ces tracasseries et obtenir votre Kbis en ligne. Ainsi, vous avez la possibilité de passer par le site d’Infogreffe ou le site du Tribunal de Commerce dont dépend la société ou encore le site K Bis .

Quel est le tarif pour l’obtention d’un Kbis ?

Le coût pour obtenir un extrait Kbis est fixé par la loi et, par conséquent, est officiel. Mais, il varie en fonction de la version du document et du mode d’envoi. Ainsi, l’extrait d’un Kbis vous coutera 3,12 euros si vous allez le prendre au tribunal. Il vous reviendra à 4,06 euros si vous l’envoyez par courrier et à 3,90 euros si le moyen de transmission est le mail ou s’il a été téléchargé. Il vous revient de choisir la voie qui vous convient afin d’acquérir votre extrait Kbis.

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