Bon nombre de documents de l’entreprise contiennent des données importantes ou sensibles. Il peut s’agir par exemple de dossiers des clients, des salariés ou des patients. Pour s’en débarrasser lorsque ceux-ci deviennent inutiles, l’utilisation d’un destructeur de documents ou déchiqueteur est alors indispensable. Même s’il n’est pas imposé par la loi RGPD, cet appareil apporte une aide primordiale à une société, en matière de protection des informations confidentielles sous format papier, contre le vol ou le piratage. Dans ce guide, découvrez plus en détail l’utilité d’un destructeur de documents.

À quoi sert un destructeur de documents en entreprise ?

Il n’est pas rare d’apprendre actuellement qu’une entreprise est confrontée à des problèmes d’usurpation d’identité, de chantage ou d’espionnage. À cette ère du tout numérique, les données personnelles sont de plus en plus convoitées, visées et traquées. Il s’agit entre autres des photocopies des pièces d’identité, fiches de paie, factures, brevets d’invention, bases de données commerciales, contrats de vente ou de travail, courriers ou encore des dossiers médicaux. Au fil du temps, certains supports administratifs ne sont plus nécessaires. Ce n’est donc pas la peine de les garder sans l’approbation des personnes qu’elles concernent. Si vous n’êtes pas en mesure d’assurer leur protection, il est alors préférable les détruire, car la moindre erreur peut être fatale.

Notons d’ailleurs que les corbeilles à papier représentent de véritables risques de fuites de données au bénéfice des concurrents ou des autres personnes malveillantes. La divulgation d’un quelconque renseignement peut en effet impacter l’image d’une entreprise, entrainer la perte de confiance des fournisseurs, des partenaires et des clients et donc baisser le chiffre d’affaires. Pire encore, ce phénomène pénalise le dirigeant de la société qui peut alors encourir des peines d’emprisonnement et des amendes.

Avez-vous besoin d’éliminer certains fichiers imprimés sur papier ou dématérialisés qui contiennent des informations confidentielles des clients auxquels vous avez entièrement la responsabilité ? Le destructeur de documents est donc une alternative parfaite pour une réduction fiable et sûre des dossiers en bandelettes ou en particules. Une telle solution permet d’éviter toute possibilité de les consulter ou les reconstituer. Une fois rendus en mille morceaux, ceux-ci seront à l’abri des yeux indiscrets. Sure le site https://destructeurdedocuments.net/ vous pourrez en outre obtenir plus de détails sur les critères de choix et les atouts d’un destructeur de documents.

Le niveau de sécurité d’un destructeur de documents en entreprise

Dans le cadre professionnel, la sécurité est un élément principal à prendre en compte. Il est en effet préférable d’acheter un appareil qui respecte parfaitement les normes en vigueur afin qu’il puisse être en adéquation avec les besoins de protection de la société. Il faut souligner ici que les destructeurs de documents sont régis par la norme DIN 66399 qui permet de classer les niveaux de sécurité de chaque appareil.

Niveau de sécurité P-1 : sécurité basse

Cette catégorie est plus adaptée aux documents quotidiens de bureau, peu confidentiels et accessibles par la grande majorité des salariés. Elle assure une coupe droite, d’une largeur de bande de moins de 12 mm.

Niveau de sécurité P-2 : sécurité basse à moyenne

Il est dédié aux documents standards et internes. Avec un tel appareil, les fichiers sont détruits en fines bandelettes suivant la longueur du papier, d’une largeur de moins de 6 mm.

Niveau de sécurité P-3 et P-4 : protection moyenne

Ce niveau respecte les exigences légales de l’entreprise. Il correspond aux documents jugés confidentiels. C’est le cas par exemple des renseignements privés sur le personnel, les partenaires ou les clients, les CV reçus ou les données commerciales. La divulgation de telles informations représente un véritable risque pour la personne en question et pour la société.

Il en est de même pour les données essentielles, les notes de service, etc. Un destructeur de documents de cette classe permet par ailleurs de réaliser une coupe croisée avec une largeur maximale de 320 mm2 pour le P-3 et 160 mm2 pour le P-4.

Niveau de sécurité P-5 : protection moyenne

Cela concerne essentiellement les dossiers contenant des données confidentielles sur le personnel ou l’entreprise elle-même. Ces données peuvent aussi avoir un lien avec les clients ou les informations sur la défense/sécurité. Les broyeurs de ce genre accordent une coupe croisée de moins de 30 mm2. Non seulement ils proposent un meilleur niveau de sécurité, mais ils offrent aussi un gain de place notable. En fait, les déchets issus de ces machines semblent jusqu’à 5 fois moins volumineux que ceux d’une coupe droite.

Niveau de sécurité P-6 et P-7 : très haute sécurité

Cette catégorie est consacrée aux dossiers dits secrets, qui ne doivent en aucun cas être accessibles à tous les employés, sauf des personnels spécifiques. C’est le cas d’ailleurs de certains métiers tels que le gouvernement, la gendarmerie, l’armée, les centres de recherche, les industries nucléaires ou les entreprises de haute technologie. Le destructeur de documents P-6 et P-7 garantit une très haute sécurité en réalisant une coupe croisée de taille micro de moins de 10 mm2 pour P-6 et moins de 5 mm2. Certains modèles fournissent un rendu en fines lamelles d’une largeur de moins de 1 mm.

Comment choisir un destructeur de documents professionnel ?

Bon nombre de caractéristiques doivent être prises en compte pour réaliser un comparatif avant de choisir un destructeur de documents adapté aux besoins de votre entreprise. Au nombre des critères de choix, nous pouvons citer :

Le type de supports à supprimer

Le choix dépend essentiellement de ce que votre entreprise souhaite supprimer. La majorité des modèles s’arrête sur la capacité de détruire des papiers, des badges, des passeports, des trombones et des agrafes. Optez pour un appareil spécifique afin de pouvoir détruire les cartes bancaires et similaires. Les objets plus durs et résistants, notamment les équipements informatiques exigent des modèles pourvus de poinçons en acier trempé nickelé.

La fréquence d’emploi

Dans la majorité des cas, les entreprises ont besoin de modèles pouvant détruire les documents ayant de grands volumes. Un prototype manuel équipé d’une petite corbeille inférieure à 30 litres suffit pour broyer une vingtaine de pages par jour. Cependant, plus le nombre de documents à détruire augmente, plus le récipient requis est grand. Privilégiez à cet effet un appareil qui arrive à traiter jusqu’à 10 feuilles d’un trait pour travailler rapidement.

Les fonctionnalités

Afin de profiter de plus de sécurité et de facilité à l’usage, il est préférable de prendre en considération ce point. Les fonctions automatiques (arrêt, démarrage, mise en veille, entretien, etc.) garantissent une aisance et une protection optimales à l’utilisateur. Pour une utilisation intensive, orientez votre choix vers l’autoaffûtage des lames.

N’oubliez pas de choisir un appareil peu bruyant, notamment si l’emplacement prévu pour le destructeur de documents est dans un couloir ou un open space. Au cas où plusieurs personnes s’en servent régulièrement, la technologie anti-bourrage est fortement recommandée.

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